Comment organiser la gestion des devis et factures dans le secteur BTP ?

Vous êtes artisan, entrepreneur en BTP, le devis est un document crucial et obligatoire de votre activité. Avant toute intervention de votre part, vous devez informer le client des travaux que vous allez entreprendre, qu'il s'agisse d'une construction neuve, de rénovation ou de dépannage c'est le rôle du devis. Son caractère obligatoire vous permet de protéger votre relation commerciale, vous engage et engage votre client.

Introduction : L’importance de la gestion de devis et factures dans le BTP

Vous êtes artisan, entrepreneur en BTP, le devis est un document crucial et obligatoire de votre activité.

Avant toute intervention de votre part, vous devez informer le client des travaux que vous allez entreprendre, qu’il s’agisse d’une construction neuve, de rénovation ou de dépannage c’est le rôle du devis. Son caractère obligatoire vous permet de protéger votre relation commerciale, vous engage et engage votre client.

Préparation et suivi des devis : bonnes pratiques

Le devis est la première étape, un client vous sollicite pour effectuer des travaux, vous devez alors lui adresser un devis. Un devis clair est primordial, il doit comporter le descriptif détaillé de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire, le prix de la main d’œuvre et les frais de déplacement le cas échéant.

La somme globale à payer hors taxe et toutes taxes comprises.

• Attention dans le secteur du BTP les travaux de rénovations des logement peuvent bénéficier de taux de tva réduits. Rendez vous sur ce site pour plus d’informations
• Attention également au cas spécifique de la Sous-Traitance

Le devis doit également mentionner la durée pendant laquelle il est valable cette durée permet à votre client de réfléchir et de comparer les offres.

Pour accepter le devis, votre client doit le dater, le signer et apposer la mention « Reçu avant l’exécution des travaux, bon pour accord » par exemple. Un devis signé par votre client vous engage à respecter ses termes, dès lors qu’il est signé il devient un contrat entre les deux parties.

Vous devez inclure obligatoirement certaines mentions dans votre devis :

• Nom de l’entreprise
• Le nom du client
• La date de la création du devis
• Les détails des travaux
• Adresse

• Numéro de SIRET
• Détail des travaux
• Prix HT et TTC
• Temps du chantier
• Conditions de vente et de règlement

• Le prix du chantier
• La validité de l’offre
• La date et la signature

Vous pouvez indiquer sur votre devis les modalités de paiement. Le principe de l’acompte n’est pas encadré par la loi il existe mais généralement le professionnel demande un versement entre 10 et 30% du montant des travaux avant de débuter le chantier.

• Choisissez un logiciel de comptabilité ou un logiciel de devis adapté à votre secteur d’activité.

Il existe plusieurs outils qui pourront vous permettre de créer et de suivre des devis.

• Les outils génériques qui permettent d’établir des documents  conformes mais qui ne vont pas toujours être adaptés à votre secteur d’activité.
• Les outils spécialisés ou outils métier qui offrent des solutions pour les professionnels du bâtiment notamment une bibliothèque d’ouvrage ou base de prix travaux qui consiste en une base de données regroupant les coûts des matériaux,  fournitures et ouvrages dans le secteur du bâtiment.  Ce type d’outils

Un logiciel de devis adapté à votre secteur d’activité vous permettra un gain de temps précieux en vous offrant les options suivantes :

• Des prix à jour grâce à une bibliothèque d’ouvrage
• Suivre les devis envoyés ou accepté
• Piloter les paiements, les relances.
• S’assurer que les mentions obligatoires sont bien présentes.

Enfin, soignez la présentation, rappeler vous que ce document est un des premiers contact avec vos client potentiels, un devis doit être clair, moderne et professionnel. Evitez les fautes d’orthographe, utilisez un vocabulaire technique mais compréhensible. Gardez à l’esprit que pour vos client, l’étape de chiffrage est cruciale.

La facturation : étapes clés et obligations légales

Si le devis est une étape importante parce qu’elle constate le début de la relation avec vos client, une bonne gestion des factures est tout aussi cruciale.

Quel que soit votre secteur d’activité, vous devez certainement avancer les frais du chantier L’acompte permet de sécuriser et de réduire la pression sur votre trésorerie.

En effet vous êtes artisan dans le BTP et votre activité professionnelle nécessite que vous engagiez des frais avant le début des travaux. Il est donc crucial pour vous, artisan d’avoir un suivi rigoureux des acomptes sur vos chantiers.

Concrètement une facture d’acompte ne diffère pas d’une facture classique et doit comporter les mêmes mentions obligatoires. Il est donc important que votre logiciel de devis soit également en capacité de gérer les factures. La mention « facture d’acompte doit être explicitement porté sur le document.

Tout versement d’acompte de la part de vos client doit faire l’objet d’une facture d’acompte selon l’article 289 du Code général des impôts (CGI). Il n’est pas nécessaire que la facture d’acompte reprenne tous le détail porté sur le devis, vous pouvez simplement faire référence au devis accepté et indiquer le montant du versement, souvent un pourcentage du prix total.

Privilégiez les paiements d’acomptes par virement bancaire, les règlements par chèques ou par espèces sont a éviter au maximum, ils alourdissent votre gestion et sont des moyens de paiement peu fiables.

Le versement d’acomptes aussi une bonne manière de réduire les impayés en vous assurant que le client a les fonds nécessaires. C’est aussi une manière pour le client d’étaler le paiement de travaux parfois onéreux.

• Attention, dès lors que vous votre société est soumise à tva, la facture d’acompte doit mentionner la tva, enfin la tva est due au moment du versement de l’acompte.
• En revanche, pour les livraisons de marchandises, la TVA est uniquement facturée au moment de la livraison. Elle n’est donc pas incluse dans la facture d’acompte (qui doit être émise hors taxes) et n’apparaît que sur la facture finale.
  Pour les marchandises, la facture d’acompte doit clairement indiquer que la livraison du produit (qui n’a pas encore eu lieu) est prévue pour une date spécifique. Si le fournisseur est exonéré de la TVA, cette taxe ne sera pas mentionnée sur la facture, et les montants y seront également hors taxes.

La facture de solde après acompte, aussi appelée facture finale, est émise lors de la livraison de la marchandise ou à la conclusion de l’exécution des travaux. Elle est accompagnée du paiement du solde restant du prix convenu. Ce document inclut les détails du devis initial et des factures antérieures (comme les factures d’acompte) afin de conserver un historique de tous les paiements effectués.

Gestion des impayés et recouvrement dans le secteur BTP

Comment faire lorsque vous faites face à des factures impayées ? Face à une situation qui peut mettre en danger votre activité vous devez réagir rapidement.

• La conciliation.

Votre premier reflexe doit être de discuter avec votre client. Un impayé peut être involontaire ou s’expliquer par plusieurs raisons. Ne partez pas du principe que votre client est de mauvaise fois, Appelez votre client et adoptez un ton conciliant pour tenter de débloquer la situation.

Pensez également à relancer votre client de manière plus formelle, envoyez un courriel ou une lettre de relance dans lequel vous rappelez à votre client son obligation de vous régler la somme due. Pensez également à suspendre vos travaux tant qu’une solution n’est pas trouvée.

• Le combat

Si les relances amiables et la discussion ne vous ont par permis de trouver une solution, il faut alors passer à l’étape suivante, la mise en demeure.
L’objectif est d’inciter le débiteur à agir afin de trouver une solution amiable en le mettant sous pression afin d’éviter d’avoir recours à l’étape suivante , la procédure judiciaire.

Il existe plusieurs procédures judiciaires, l’injonction de payer, l’assignation en paiement ou encore le référé provision

Vous pouvez également choisir d’agir en amont pour éviter les impayés

• L’étude de solvabilité

Vous pouvez trouver sur internet, gratuitement ou pour un prix modique des informations concernant les entreprises avec lesquelles vous êtes susceptible d’avoir une relation commerciale.

Ces informations sont limités et peuvent être insuffisante, surtout en l’absence de connaissances financières pour apprécier la solvabilité de vos futurs clients.

Il est possible de faire appel à des sociétés spécialisées en renseignement commercial mais ce genre d’investigation, parfois longue et onéreuse ne peut être pertinente que pour des clients majeurs générant un chiffre d’affaires conséquent

• L’affacturage

L’affacturage consiste à externaliser le recouvrement de vos créances à une société d’affacturage. Cette dernière récupère vos factures et vous avance la trésorerie à court terme. Vous cédez vos créances en contrepartie d’un encaissement immédiat.

L’avantage est que vous n’avez plus à vous gérer les relances et les impayés,  dégageant donc du temps pour votre cœur de métier. En outre cette solution peut vous permettre de sortir de la spirale du découvert bancaire.

Cependant l’affacturage à un cout qui peut représenter jusqu’à 4% des créances de votre entreprise. Enfin la société d’affacturage peut se réserver le droit de refuser de prendre en charge certaines créances jugées trop risquées.

Conclusion : Assurer une gestion fluide et efficace des devis et factures

Une gestion efficace des devis et factures est indispensable pour la pérennité des entreprises du BTP. En mettant en place des outils numériques adaptés, en respectant les obligations légales et en adoptant des bonnes pratiques de suivi, les professionnels peuvent optimiser leur trésorerie et réduire les risques d’impayés.

L’anticipation et l’organisation sont les clés d’une gestion réussie. L’usage d’un logiciel de facturation, la mise en place de procédures de relance et la vigilance sur les conditions de paiement permettent d’améliorer la rentabilité et la stabilité financière des entreprises du secteur.

En adoptant ces pratiques, les entreprises du BTP peuvent se concentrer pleinement sur leur cœur de métier tout en garantissant une gestion administrative optimisée.