Frais professionnels médecin libéral : Quels justificatifs conserver ?

Les médecins libéraux peuvent déduire divers frais professionnels de leur base imposable, à condition que ces dépenses respectent des critères précis définis par l'administration fiscale. Ces frais incluent les achats de matériel médical, les frais de déplacement, de repas, ainsi que les cotisations sociales et de formation.

Les médecins libéraux exercent une profession indépendante tout en étant soumis aux mêmes obligations fiscales que les entreprises. Le régime d’imposition d’un médecin libéral va notamment dépendre de son statut juridique et de son régime fiscal.

Si vous êtes donc sous le régime micro-bnc, vous ne pouvez pas déduire de frais supplémentaires car vos charges sont déduites de manières forfaitaires à hauteur de 34% de votre chiffre d’affaires.

Que peut-on passer en frais professionnels ?

En tant que médecin libéral, vous avez la possibilité de déduire un certain nombre de frais professionnels afin de réduire votre base imposable. L’administration fiscale donne des conditions strictes pour qu’une dépense professionnelle soit déductible. Attention, cependant car toutes les charges ne sont pas déductibles de votre base imposable.

Conditions pour que les charges de la profession libérale soient déductibles

Les frais professionnels doivent respecter toutes les conditions suivantes pour être considérés comme des charges déductibles :

• Etre dans l’intérêt direct de l’entreprise et de son développement. Sont donc exclues toutes les dépenses à caractère personnel : frais de coiffure, permis de conduire, impôt sur le revenu… ;
• N’être ni excessive par rapport à l’activité exercée, ni fictive ;
• Etre comptabilisé en charge durant l’année à laquelle elle se rapporte : une dépense de 2023 ne peut être déduite du chiffre d’affaires de 2024 ;
• Ne pas être une contrepartie d’une immobilisation. Seul le petit matériel inférieur à 500 € HT unitaire est déductible directement sur l’année courante, au-delà, il faudra créer une immobilisation pour lisser la déduction sur plusieurs années d’amortissement du matériel ;
• S’appuyer sur des pièces justificatives. Toutes les dépenses doivent être justifiées par une facture, un ticket de caisse, comportant les mention suivantes : le montant, la date et éventuellement les conditions d’utilisation ;
• Et ne pas être exclue de la déduction par une disposition spéciale de la loi.

Toutes les dépenses respectant ces 6 critères sont donc déductibles en charge. Suivant leur nature, elles sont classées dans différentes catégories comptables, qui rejoindront différentes lignes de la déclaration fiscale n°2035. Attention, si vous êtes sous le régime micro-bnc, vous ne pouvez pas déduire de frais supplémentaires car vos charges sont déduites de manières forfaitaires à hauteur de 34% de votre chiffre d’affaires.

Frais déductibles pour les professions libérales

Les achats de matériels médical entrent logiquement dans les charges professionnelles des médecins. Cependant, il existe d’autres catégories de charges déductibles pour les professionnels libéraux :

• Le loyer, le chauffage, l’eau, l’électricité, le gaz, l’entretien et la réparation du local professionnel ;
• Matériels et fournitures de bureau. Cela inclut les achats de logiciels et de documentation professionnelle, les smartphones et les forfaits internet ;
• Frais de transport et de déplacements professionnels lorsque vous vous rendez en voiture chez vos patients, en clinique ou bien pour consulter au sein de votre cabinet : frais de véhicule si hors barème kilométrique 2025… ;
• Les frais d’envois postaux, de télécopie et de documentation (inclus les ouvrages professionnels et l’abonnement à des publications professionnelles, les journaux d’informations générales sont donc exclus) ;
• Frais de repas. Vous pouvez déduire vos frais de repas de votre activité libérale dans certaines limites fiscales et sous certaines conditions (barème des frais de repas 2025) ;
• Les dépenses vestimentaires exclusivement requises pour l’exercice de la profession (blouse blanche) et les frais de blanchissage ;
• Achat de tout autre produit destiné à la vente si vous en proposez en parallèle de vos services ;
• Cotisations retraite, prévoyance, Madelin, Frais comptables, assurances, adhésions à des organismes professionnels … ;
• Frais de formation professionnelle : frais d’étude, cours ou stage de perfectionnement, préparation à une thèse de doctorat…  ;
• Secrétariat et télésecrétariat ;
• Publicité et cadeaux, magazines pour la salle d’attente, abonnements à des plates-formes de streaming pour diffusion de musique… ;
• Frais d’actes et de contentieux ;
• Chèques vacances et CESU ;
• Frais bancaires (pour compte pro du médecin), intérêts et frais de dossiers d’emprunts professionnels ;
• Les amortissements de vos immobilisations professionnelles, dont la patientèle/clientèle si achat après le 1er janvier 2022 ;

Justificatifs nécessaires pour les repas et déplacements

Les repas pris pendant votre activité professionnelle peuvent être déductibles, mais uniquement si ceux-ci sont réellement liés à l’exercice de votre profession : les dépenses personnelles ou celles non directement en lien avec votre activité ne sont pas déductibles de votre base d’imposition.

Attention, l’administration fiscale impose des plafonds ou des critères stricts pour les repas ou les frais de déplacements. Il est donc conseillé de bien connaître les limites fiscales en vigueur pour ne pas rencontrer de difficultés en cas de contrôle. Les limites fiscales en vigueur sont présentés dans le barème des frais de repas 2025 et le barème kilométrique 2025.

Exemples de repas professionnels déductibles

• Repas pris avec des patients, en lien direct avec l’exercice de votre profession. ;
• Repas pris lors de déplacements professionnels ou de formations ;
• Repas d’affaires lors de réunions professionnelles ou avec des collègues de santé.

Justificatifs nécessaires pour des frais de repas professionnels

• Factures détaillées des repas indiquant le montant total, la date, les personnes présentes, et si possible, la nature professionnelle du repas ;
• Notes de frais indiquant l’objet du repas.

Il est important de préciser l’objectif professionnel du repas sur la note de frais ou dans le justificatif pour pouvoir justifier, auprès de l’administration fiscale, que la dépense est bien professionnelle.

Les déplacements réalisés dans le cadre de votre activité libérale (visites à domicile, déplacements entre cabinets, déplacements pour des consultations ou des formations) sont également déductibles de votre base imposable. Vous pouvez déduire les frais de transport, de carburant, ou d’autres coûts associés.

Exemples de déplacements professionnels déductibles :

• Déplacements pour visiter des patients à domicile ;
• Déplacements entre différents cabinets médicaux ;
• Déplacements pour des formations, séminaires, ou congrès médicaux ;
• Déplacements pour des consultations externes.

Justificatifs nécessaires :

• Factures de transport : Billets de train, de bus, ou de métro, ainsi que les justificatifs de stationnement ou de péage ;
• Note de frais kilométriques : Si vous utilisez votre véhicule personnel, vous devez conserver les preuves de votre kilométrage ;
• Contrat de location de véhicule ou factures de location de voiture ou de location de véhicule utilitaire, si applicable ;
• Carnet de bord ou registre détaillant les trajets effectués (date, distance, objet du déplacement) ;
• Justificatif d’hôtel ou de logement si vous avez dû vous loger à l’occasion d’un déplacement professionnel (facture de l’hôtel, réservation… ).

Quelle est la durée de conservation des justificatifs et les  obligations fiscales ?

Dans le domaine médical, les professionnels libéraux de santé doivent conserver certains justificatifs pour pouvoir déduire les frais professionnels de leurs revenus, ou pour justifier ces frais en cas de contrôle.

Combien de temps conserver vos justificatifs

Selon l’article L 123-22 du Code du commerce, les pièces comptables sont à conserver 10 ans à partir de la clôture de l’exercice durant lequel elles ont été reçues. L’administration fiscale est donc susceptible d’effectuer un contrôle de conformité et un redressement en cas de fraude.  De plus, suite à l’arrêté du 23 mai 2019 de la loi de financement de la Sécurité sociale, la numérisation des reçus de notes de frais peut avoir une valeur probante, c’est-à-dire légale.

Entre autres, le document numérique doit respecter des conditions pour être valable, dont les plus importantes sont les suivantes :

• Le reçu doit être visible à l’identique de l’original ;
• Le reçu doit être au format PDF pour pouvoir être lu et traité par tous les systèmes sur le long terme.

Attention, l’entreprise doit impérativement conserver tous les justificatifs de frais datant d’avant le 1er juillet 2019 au format papier.

Bonnes pratiques pour la conservation des justificatifs

• Conservez tous les documents originaux (factures, contrats, reçus) et classez les de manière logique (par année, type de dépense… ) ;
• Numérisation : De préférence, numérisez et archivez électroniquement vos documents afin de les sécuriser et de pouvoir y accéder rapidement en cas de besoin ;
• Durée de conservation : Conservez vos justificatifs pendant au moins 6 ans, conformément à la réglementation fiscale en vigueur.

En résumé, il est crucial de garder tous les documents et justificatifs relatifs à vos dépenses professionnelles pour pouvoir les déduire ou justifier en cas de contrôle par l’administration fiscale.